Ley de Habeas Data en las instituciones educativas

El presente texto tiene como fin analizar todo lo concerniente a la protección de datos, en la perspectiva de la salvaguarda del derecho constitucional a la intimidad, todo ello direccionado a las instituciones educativas con el propósito de ofrecer una guía efectiva y eficaz para su implementación.

En el texto se hace un recorrido tanto por la Ley de Habeas Data, como por el decreto que la reglamenta, analiza los múltiples elemen­tos que dichas normas contienen, de tal manera que los lectores pue­dan hacer una lectura crítica de la misma y, sobre todo, implementar las estrategias del caso con la finalidad de crear las condiciones que hagan posible su implementación en las instituciones educativas. Adicional a ello, el texto incluye una serie de estrategias y de procedimientos que las instituciones deben implementar con el fin de hacer realidad lo que la ley dispone.

Esperamos que el texto cumpla las expectativas de los directivos y de los docentes, de tal manera que se constituya en una importante estrategia de gestión y una herramienta para la adecua­da implementación de lo pedido a las instituciones educativas en la perspectiva del habeas data. 

CONTENIDO

Introducción

Fundamentos constitucionales del derecho a la intimidad de las personas en Colombia como sustento del tratamiento de datos (habeas data)

• Lo definido en la Constitución
   
• Lo definido en la jurisprudencia de la Corte Constitucional

La ley de Habeas Data

• Presentación
   
• Elementos fundamentales de la Ley 1581 de 2012

Orientaciones especiales a las instituciones educativas para la implementación de la Ley de Habeas Data

• Discrimine si el titular es menor o mayor de edad para obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales
   
• Revise y ajuste los documentos institucionales más relevantes o relacionados con el tratamiento de datos
   
• Implemente un programa de protección de datos personales
   
• Tratamiento de datos y procedimientos propios de la función formativa de las instituciones educativas
   
• El oficio de protección de los datos personales
   
• Registro de las bases de datos
   
• El expediente académico o el Registro Escolar de Valoración de los estudiantes
   
• El manejo de datos personales relacionados con video y fotografía
   
• Las calificaciones de los estudiantes
   
• Los formularios de admisión
   
• El manejo de chats, redes sociales y otros medios virtuales de comunicación
   
• Recomendaciones practicas

Programa institucional integral de gestión de datos personales

• Definición
   
• Objetivos
   
• Alcances
   
• Directrices y orientaciones que se siguen en el programa
   
• Procedimientos
   
• Funciones de los responsables

Modelo de Política institucional para el tratamiento de datos personales

Declaración de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio para la trasferencia internacional de datos

Algunos conceptos y elementos para el reporte de incidentes de seguridad con datos personales

• Posibles causas de los incidentes
   
• Tipos de incidentes de seguridad

Modelos de formatos para los distintos procedimientos que se siguen en el tratamiento de datos en una institución educativa

• Documento de autorización para el tratamiento de datos personales en la institución de padres de familia y estudiantes
   
•  Documento de autorización para el tratamiento de datos personales en la institución del personal docente y administrativo
   
• Documento de autorización para el tratamiento de datos personales en la institución de contratistas y proveedores
   
• Formato para ser diligenciado por los integrantes de la comunidad educativa que deben manejar datos personales
   
• Formato para ser diligenciado por los padres de familia de los estudiantes que van a ser grabados en video o fijada su imagen en fotografía
   
• Formato para la autorización del uso de derechos de imagen y de propiedad intelectual otorgado al colegio – para padres de familia
   
• Formato para la autorización del uso de derechos de imagen y de propiedad intelectual otorgado al colegio – menores de edad
   
• Formato para ser diligenciado por quien requiera presentar una solicitud de reclamación en relación con el tratamiento de sus datos.
   
• Modelo de contrato entre la institución y un tercero nacional al que se transferirán datos para su tratamiento
   
•  Modelo de contrato entre la institución y un tercero internacional al que se transferirán datos para su tratamiento
   
• Modelo de información que debe incluirse en los formatos y formularios institucionales que recaban datos para tratamiento
   
• Modelo de formato para registro en la institución de solicitudes de reclamo de los titulares de los datos
   
• Modelos de formato para el registro de incidentes de seguridad en la institución  
   
• Modelo de formato para registrar la solicitud de retiro o eliminación de datos institucionales de las bases de datos institucionales
   
• Formato par acta de registro de incidentes de seguridad
   

Bibliografía

Ley Estatutaria 1581 de 2012 sobre protección de datos personales

Decreto 1377 de 2013

Decreto 886 de 2014